もしかして私は仕事の効率が悪い！？「見える化」をすれば効率が2倍以上になる
どうも、おつゆです。
「木曜日までに提案資料を作成しないと...」「佐藤さんからきたメールに返信しないと...」「鈴木さんと打ち合わせの日程調整しないと...」とやらなければいけないことが多く、ストレスを感じたことはありますか？
私も仕事が輻輳した際に、やらなければいけないことが多いことでストレスを感じていた時期がありました。
常に「あれもしないと」「これもしないと」と考えながら仕事をしているため、今進めている仕事自体にも集中できず結局何も終わらないので遅くまで残業をしてしまう。このような仕事のやり方だとストレスが溜まりますし、モチベーションも下がってしまいます。
そんな時に上司に「見える化」について教えてもらいました。
◇目次
タスクを全て書き出すことで効率が2倍上アップ！？
用意するのは「紙」と「ペン」です。
用意できたら「今考えられるやらなければいけないこと」をひたすら書き出していきます。期日が決まっているものは期日も書くと良いです。
次に洗い出したタスクに優先順位をつけていきます。
その時点で「これは10分あればできる」と思ったものは今すぐやります。
また、「これは必ずしも自分でやる必要はない」というのも出てきて、同僚にお願いすることもできます。
「そんなことしている時間があったら仕事を進めたほうがいい！」とおっしゃる方もいると思いますが、騙されたと思って1回実践してみてください。これまで感じていたストレスがかなり軽減されるはずです。
タスクの書き出し方
- 「紙」と「ペン」を用意。
- ひたすらタスクを洗い出す。
- 優先順位をつける。
- 10分以内で完遂できるものは今すぐやる。
- 同僚に手伝ってもらう。
なぜ「見える化」で効率がアップするのか？
当然のことですが、自分のタスクを全て書き出すことで、これまで頭の中だけで考えていたことを見えることができます。
つまり、ただ漠然と「やらなきゃいけない」と考えていたものから「これをやればいいのか」に考えが変わります。
そこで頭の中がスッキリした分、本業の仕事について考える余裕が生まれるというわけです。
「見える化」は普段の生活にも役に立つ！！
買い物に行った際に「本来買うべきものを買わず、買う予定のないものを買ってしまった」という経験をしたことはありますか？
それは何を買うかを書き出さず「とりあえず買い物に行かなきゃ」という考えで買い物に行った時にありがちです。
こういった普段の生活でも見える化を活用することで、また買い物に行く二度手間や無駄な出費を防ぐことができます。
「見える化」は目標達成にも役に立つ！
仕事の効率アップやストレス軽減だけではなく、目標達成にも役に立ちます。
自分の目標を紙に書き出し、その目標を達成するためにはどうしたらいいかを考えてスケジュールを立てます。
そして常にその紙を見える位置に貼り付けることで先行きの不安はなくなるとともに、モチベーションの向上にもつながります。
私は忘れっぽいので常に紙とペンを持ち歩いてメモを取るようにしています。その習慣がよかったのか余裕をもった行動する姿勢を褒められることが増えました。
頭の中を常に空っぽにすることで余裕や新たな発見を生み出すことができるのぜひ実践してみてください。
