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おつゆ汁

PIXTA、ポケモン、自己啓発などについて記事を書いています。

最近改めて重要だと感じた!効率良く仕事をこなすための4つのコツ

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どうも、おつゆです。

仕事はいつも同じ量ではなく、 一度にたくさんの仕事を任される場合もあります。

 

例えば、

  • グループで仕事を行う際、その担当の同僚が急に休んだ場合
  • 専門分野の仕事であなたしか知識がなく、その仕事がのみ急に増えた場合
  • 臨時のプロジェクトが発生し、通常の仕事に加えて別の仕事が増えた場合

などです。

 

すべての仕事には必ず期限があるため、短期間でいつも以上に仕事をこなさなくてはなりません。

 

どう対処すればよいのでしょうか。

そんな場合に備えて事前に効率良く仕事をこなすための4つのコツをご紹介します。

 

不要な工程を徹底的に省く

まず大量に仕事を請け負うことになった場合は、仕事の中身を分解して簡単な工程表(WBS)を作ると同時に不要な工程を探します。

不要な工程とは、「結果として目に見えない業務」のことで、やり遂げた仕事の成果やその工程が見えないものはできるだけ省きます。

 

調べてる時間が1番無駄!?

「結果として目に見えない業務」として最も多いのは調べる時間です。

例えば自分が「ビットコインの換金方法」について調べようとした時に、まずGoogleやYahooなどの検索エンジンで調べようとします。

インターネットにある情報は正しい情報もあれば誤った情報も多々あるため、その精査に時間かかります

また、自分が本当に知りたい情報が見つからない場合もあるため、多くの時間を無駄にしてしまう可能性があります。

 

そういう場合は、周りの人にまず聞くことをオススメします。

自分で調べたら1時間かかってしまうところを、5分で終わる可能性があります。

 

 

1人悩まずに他人に協力を仰ぐ

任された仕事の分量が異常に多いと思われる場合は悩まずに、近くにいる同僚や上司、先輩、或いは自分の知り合いで頼りになる人にとにかく協力を求めるべきです。

そうすることで冷静に対処すべき方法を発見できる可能性があります。

 

相談相手は必ずしもその仕事をこなせる人でなくても、自分自身が問題を再認識できたり、別視点から見直すきっかけをつくってくれる方であれば誰でもいいと思います。

 

全てを自分だけの力でやろうとしないことが大切です。

 

ただ、そのためには自分の普段の行ないが大切です。

いつも、回りの人達に見返りを求めないで親切に、笑顔で、お手伝いをしているかどうかです。このような時に普段の挨拶や態度が活きてくるのです。

ギブ&テイクという言葉がありますが、ギブ&ギブでいつも誰かに何かを与える習慣を身に着けてください。

直接仕事に関わりがない方でもその人の知り合いが協力してくれる場合もあるため、人脈作りは日頃から心がけましょう。

 

大量の仕事を任された場合、すぐにその時間量を見積もって、自分単独の力ではできそうもなさそうな場合は、とにかく早めに相談することが大切です。

 

誰でもできる簡易な速読法をマスターする

自分の得意分野、専門分野以外のことを調べないと与えられた仕事ができない場合があります。 そのような時は、その内容に関して最低限の知識を補充する必要があります。

インターネットで完全に網羅できるのであれば問題ありませんが、深い内容になるとやはり書籍に頼ることになります。

しかし、限られた時間で調べるためには速読ができる必要があります。

そこで、簡易な速読法をマスターする方法を記載します。

 

  1. まず、大きな書店に行き、テーマにあった本を探す。
  2. テーマにあった本が見つかったら、 前書きと後書き、目次の順番に目を通す。
  3. これを同じテーマの本で複数回繰り返す。
  4. 後日その本の書評をインターネットで調べて再度読み直す。

 

 

この方法で必要なキーワードを速く見つけることができ、最短時間で読みつつさらに知識を広げていくことができます。

 

 

手をつける前に仕事の処理時間を見積もる癖をつける

普段から自分の担当する以外の業務も含めてその処理時間を予想する癖をつけてください。

そうすることで、どのくらいの時間で仕事をこなすことができるかを自然に見積ることができるようになります。

 

仕事を超高速でこなすには、処理時間を予想する見積り能力が必須です。

仕事の途中で取引先、上司からの電話、同僚との無駄話など、仕事を中断しなければいけない状況が発生する可能性も多々あります。

この仕事の所要時間の見積りができるようになると、上記の「1人で悩まずに他人に協力を仰ぐ」タイミングも早くすることが可能です。

では(「・ω・)「